Figures 4U accountants is
verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in
dit privacy statement.
De kwaliteitsmanager is
binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat
betreft de verwerking van persoonsgegevens. De kwaliteitsmanager is te
bereiken via onderstaande gegevens:
Figures 4U accountants
Postbus 499
3140 AL Maassluis
info@figures4u.nl
010-5900866
Figures 4U accountants
verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maken van onze
diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.
Hieronder vindt u een
overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de
cliënten.
Tevens wordt tevens
vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en wie
toegang hebben tot de persoonsgegevens.
1.
De verwerking
geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
1. de identificatie;
2. het opstellen van een risicoprofiel in het kader
van de Wwft;
3. het onderhouden van contacten met cliënten;
4. het uitvoeren van werkzaamheden zoals
overeengekomen met cliënten;
5. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
1.
Geen andere
gegevens worden verwerkt dan:
1. naam, voornamen, voorletters, geslacht,
geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor
communicatie benodigde gegevens;
2. kopie identificatiebewijs;
3. andere dan de onder a tot en met b bedoelde
gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met
het oog op de toepassing van de wet.
2.
De
persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
1. degenen, waaronder begrepen derden, die belast
zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde activiteiten
of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
2. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een
rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
Figures 4U accountants verwerkt de volgende
bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
- Burgerservicenummer (BSN).
Deze persoonsgegevens
worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen
doelen/dienstverlening.
Indien doelen dan wel
dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.
Figures 4U accountants verwerkt
persoonsgegevens voor de volgende doelen:
-
Uitvoeren van
de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen
indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
-
Wettelijke
verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze
beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze
werkzaamheden zorg te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken
wij ook persoonsgegevens bij bijvoorbeeld het verzorgen van de
belastingaangiftes voor onze cliënten.
Figures 4U accountants bewaart persoonsgegevens
niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens
worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij dienen te
volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën)
van persoonsgegevens:
-
Gegevens van
een potentiële cliënt worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt
uiteindelijk geen cliënt bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële
cliënt wel cliënt wordt bij ons kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als
nodig is voor de dienstverlening aan de cliënt;
-
Voor de
vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het
uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor minimaal de wettelijke bewaartermijn die in
veel gevallen 7 jaar bedraagt en hangt af van het specifieke gegeven en de vorm
van dienstverlening waarvoor uw gegevens verwerkt worden.
Figures 4U accountants verkoopt
geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze uitsluitend
indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de
cliënt hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt
tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met
organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in onze opdracht,
sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau
van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. Figures 4U accountants blijft verantwoordelijk
voor deze verwerkingen.
In bijzondere gevallen
kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe deskundigen
zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de
cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval
zullen wij deze gegevens niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan
deze externe deskundige(n).
Deze gegevens worden niet
gebruikt voor commerciële doeleinden.
Betrokkenen (de personen
van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om persoonsgegevens in
te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben
betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te
trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Figures
4U accountants en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de
persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene
of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen.
Betrokkenen kunnen een
verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen
persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de
verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@figures4u.nl
Om er zeker van te zijn
dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een
kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze
kopie de pasfoto, indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de
strook met nummers onderaan het paspoort), het documentnummer en het
Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. We
reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.
Figures 4U accountants wil
betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een klacht in
te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat
kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Figures 4U accountants neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de kwaliteitsmanager. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld.